Planejamento da Contratação
Na esfera federal da Administração Pública direta, autárquica e fundacional, todas as contratações de serviços, para a realização de tarefas executivas sob o regime de execução indireta, devem observar o disposto na Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017.
Segundo a norma, o processo de contratação pública compreende três fases: planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato. Essa definição, centraliza a ideia de que o planejamento consiste na fase mais importante da contratação, pois o sucesso das demais fases estará condicionado à correta e adequada descrição do que se pretende contratar.
Para Mendes (2012, p.30), as definições da IN nº 5/2017, são vistas como a fase interna, externa e contratual, onde:
A fase interna destina-se a realizar o planejamento da contratação, a definir o melhor modelo, a fixar o encargo, a reduzir os possíveis riscos e a formalizar todas as condições no edital. A fase externa visa a apurar as condições pessoais dos licitantes e a identificar a melhor relação benefício-custo para a Administração. Na fase contratual, o encargo é cumprido pelo contratado e a remuneração (preço) é paga pela Administração. (MENDES, 2012, p. 30)
Dessa maneira, o planejamento da contratação consiste em apresentar a alternativa mais vantajosa que, além de evitar o dispêndio desnecessário de recursos públicos, deve observar estritamente os princípios básicos da administração pública: legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e eficiência, conforme determinação expressa constante no caput do art. 37, da Constituição Federal de 1988.
Conforme Mendes (2012, p. 89), o sucesso da contratação não pode depender de quem conduz a licitação, mas da capacidade de quem planeja. Além de ser a fase mais importante, o planejamento também se apresenta como a fase mais difícil da contratação, pois consiste em identificar a necessidade, definir o objeto, reduzir os riscos e fixar adequadamente as regras do Edital.
As principais falhas de uma contratação decorrem de um planejamento inadequado ou ausente, o qual pode resultar em prejuízos diversos, tais como direcionamento da licitação, vícios de ilegalidade, aditamentos desnecessários, rescisões contratuais, contratações emergenciais, projetos inacabados, dentre outras problemáticas, acarretando, inclusive, a responsabilização dos agentes públicos envolvidos.
A melhor forma de evitar falhas nos processos de contratação, segundo Medeiros (2017, p. 73) é apresentar um planejamento minucioso, que permita à Administração:
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identificar suas principais necessidades;
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definir adequadamente os quantitativos que serão necessários para o atendimento da demanda;
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averiguar a periodicidade da contratação e o cabimento do Sistema de Registro de Preços;
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delimitar adequadamente o objeto, definindo características específicas que atendam a necessidade da instituição, mas com a devida cautela para não restringir indevidamente a competitividade; e
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realizar ampla pesquisa de mercado para estimar o preço da contratação.
Com o advento da IN nº 5/2017, foi possível o avanço no planejamento da contratação, que após a oficialização da demanda, materializa-se nas etapas constantes do art. 20 da instrução: estudos preliminares; gerenciamento de riscos; e termo de referência ou projeto básico.